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　　招投标计划与控制

　　招标、投标、答辩的概要计划与时间在标书中都已经明确，这些计划与时间为招投标过程的顺利推进奠定了基础。但是我们不难看到，招投标过程的计划往往受到多种因素的制约，诸如：企业各级经理人时间的制约，专家时间的制约，投标单位数量的制约，政治因素的制约，以及招投标过程中的许多基础性评估标准和准则的制约，这些都时刻影响招投标过程的按时推进。

　　在国内招投标过程中，能够按照计划顺利推进的招投标比例很少，能够保证招投标质量的过程的比例也很少，那么究竟是哪些因素在起作用呢？作为企业信息化主管的CIO们如何能够保证招投标过程顺利进行，而不至于时间的无休止的延续呢？这是CIO们需要认真地研究和分析的一个过程。

　　为了找到影响因素，必须对现有的招投标的过程作一下扫描，这是我们大多企业在开展招投标过程中常见的计划体系。

　　招标、投标、评标概要计划总汇

　　1. 招标时间计划

　　1.1. 招标书拟定计划
　　1.1.1. 招标、评标等标准拟定计划
　　1.1.2. 招标方式拟定计划
　　1.1.3. 招标书制作计划
　　1.1.4. ………

　　1.2. 招标启动计划
　　1.2.1. 招标书发布与投标商招募计划(可以定向招募和公开招募)
　　1.2.2. 投标商报名与初步筛选时间计划(按照标准筛选，并确定投标商数量)
　　1.2.3. 筛选结论通知时间计划
　　1.2.4. 标书购买时间计划(截至时间必须确定)

　　2. 投标书制作时间计划

　　2.1. 投标书写作时间计划
　　2.1.1. 招标书答疑
　　2.1.2. 招标书写作

　　2.2. 投标书提交时间计划(投标时间已被明确)
　　2.2.1. 标书提交
　　2.2.2. 所提交标书的唱标

　　3. 初步投标方案筛选计划

　　3.1. 标书内容完备性、合法性评估
　　3.1.1. 标书完备性、合法性标准确定
　　3.1.2. 企业内部常备小组初步评估
　　3.1.3. 缺陷标书和废标发布
　　3.1.4. 缺陷标书文件补充(合法性、非关键性内容补充)

　　3.2. 投标商解决方案初步评估***1
　　3.2.1. 初步评估标准确定
　　3.2.2. 评估小组对方案完整性、逻辑性评估
　　3.2.3. 评估小组对职业化特征、专业化特征评估
　　3.2.4. 评估小组对性能、水平、能力评估
　　3.2.5. 评估小组对时间、价格、成功可能性评估
　　3.2.6. ………

　　3.3. 初步评估结论发布
　　3.3.1. 评估标准发布
　　3.3.2. 评估结论发布
　　3.3.3. 进入第二阶段(答辩)投标商名单发布

　　4. 第二阶段(答辩)评估计划

　　4.1. 评估标准确定
　　4.1.1. 评估标准审定研讨与确定
　　4.1.2. 评估标准发布(包含各个因素的权重确定)
　　4.1.3. 投标商答辩时间发布

　　4.2. 答辩准备
　　4.2.1. 投标商方案评估意见发布
　　4.2.2. 投标商问题解答时间

　　4.3. 答辩计划执行***2
　　4.3.1. 第1投标者答辩日程安排
　　4.3.2. 第2投标者答辩日程安排
　　4.3.3. ………
　　4.3.4. 第N投标者答辩日程安排

　　4.4. 答辩结论综合评估
　　4.4.1. 评分统计结论内部发布
　　4.4.2. 评估结论辩论

　　4.5. 实地考察***3
　　4.5.1. 成功案例考察
　　4.5.2. 失败案例考察
　　4.5.3. 考察结论评估

　　4.6. 评估结论提交
　　4.6.1. 综合评估报告
　　4.6.2. 评估结论最终确定(选择1-3家中标)***4

　　4.7. 中标单位发布

　　5. 商务谈判与合同签订

　　5.1. 商务谈判
　　5.1.1. 第一轮谈判
　　5.1.2. 第二轮谈判
　　5.1.3. 各中标方谈判结论评估***5
　　5.1.4. 条件与合同拟定
　　5.1.5. 结论发布

　　5.2. 合同签订

　　标注说明：

　　标注***1：专家小组成员的时间无法得到完全保证；
　　标注***2：专家评估小组成员，企业评估小组成员，以及企业经理人无法保证时间；
　　标注***3：企业评估小组成员，投标商的案例企业的接待人员时间无法保证；
　　标注***4：评估小组成员时间保证，更主要是企业经理人的思考和决定时间无法保证；
　　标注***5：企业经理人的思考和决定时间无法保证。

　　这是一份综合了不同企业信息化和政府信息化招投标过程的日程安排综合内容，在这一日程安排中主要涉及到5个方面的时间的不确定性，由于存在至少5个方面的不确定，必然会导致招标过程时间的拖沓与延迟，由此造成不必要的招投标各方时间浪费和精力的浪费。因此，把握上述时间的控制是制定日程安排过程中必须关注的内容，否则，招投标的进程将受到影响。

　　总之，作为企业的CIO们，不但要把握上述的宏观的日程安排，也要特别关注答辩过程的日程安排，如果掌握不好，对招标过程的质量影响将会极大。

　　答辩阶段的日程问题分析

　　笔者参加过小到40/50万元项目的招投标工作，也参加过大到上亿元项目的招投标工作。在这些经历中，明显感到没有人专注研究答辩过程的时间与安排。直到今天，投标商答辩的时间没有一定之规，长可以为6/8小时，短可以为30分钟。这些时间的确定不是按照事物的规则办事、也不是按照项目的复杂程度办事，而更多地是根据专家的时间、企业经理人的时间来做出安排，这必然产生答辩质量的瑕疵。

　　那么，何谓有效的答辩时间安排呢？它与参加答辩的投标商的数量之间，与答辩的内容之间究竟有何种关系呢？这后两个问题，是揭开答辩质量谜底的关键。

　　我们企业的投标评估小组对投标商的初步筛选过程过于草率，经常可以看到多达8/10家的投标商参与答辩，甚至有的企业会邀请更多的投标商参与答辩，CIO们总是以为答辩参加的单位越多，那么越能够找出有能力的投标商，表面上这种想法是正确的，但是现实已经告诉我们，这往往造成不同投标商所传达出的信息量太大和繁杂，反而造成无所适从的局面，似乎谁都有闪光点，谁都说的有理。在这种情况下，无论是量化的评估、还是定性的评估都显得过于杂乱，评估小组成员，在多数情况下已经无法有效地对投标商做出客观的评估。

　　事实上，西方的一些学者，对于如何正确地把握决策的有效性已经做出了比较明确的研究结论，他们指出：“事务的决策过程所能够承载的信息不应超过6/7种解决方案，如果超越这个极限，人们的记忆将会产生混沌”。

　　根据这一结论，参与答辩的投标商数应当控制在4-6家为好，多了信息量太大会造成议而不决的局面，少了有可能失去最佳的投标者。而另一个方面，由于投标商数量的减少，还更加有利于保证每家投标商有充分的时间陈述所提供的完整方案，也有充分的时间让评估小组与投标商之间有更加充分的交流和问答，这种方式对保证评估质量多有帮助。

　　此外，答辩内容和程序的有效安排，也是保证答辩内容完整的基础，国内的信息化招投标过程中，缺少对此问题的认真分析。

　　众所周知，许多企业在信息化项目的答辩的计划中，并未明确需要答辩哪些内容，以及答辩内容的顺序也没有确定，这造成了答辩者在陈述过程中无法切中主题，也使评估者的量化评估和定性评估的顺序遭到破坏。这种没有规则性的答辩过程，不利于有效开展评估工作。

　　为此，笔者认为，必须为所有的招投标单位提供明确地解决方案建议书的结构和大纲，同时要求建议书的写作顺序应与答辩内容的顺序保持一致。只有这样，才能够保证评估的方便与逻辑的连贯。当然，方案内容大纲、写作结构、写作风格与方法必须由评估小组商讨确定，这种经过评估小组商讨过的方案大纲，将有利于表达不同评估内容之中的评估重点和内容。

　　为了实现有效的答辩，它的时间长短必须要有保证。一个方案能够大致陈述清楚的时间是与所提供的方案大纲的内容有非常大的关联，也与项目类型有非常大的关联。信息化咨询方案、软件方案、实施方案的不同，他们的专注点和内容也多不同。但从定性的角度划分，可以将答辩的内容计划，划分成以下的几个阶段。

　　1. 答辩概述阶段

　　1.1. 目标概述
　　1.2. 企业需求理解方面概述
　　1.3. 思维、方法概述
　　1.4. 方案概述
　　1.5. 时间、价格、指标概述

　　2. 答辩重点详细陈述阶段
　　2.1. 关键思维、方法详细陈述(重点陈述解决方案所涉及的方法、和解决问题的思路)
　　2.2. 方案的关键内容的详细陈述(对项目影响较大的关键解决方案的陈述)
　　2.3. ………

　　3. 评估小组问答阶段
　　3.1. 未陈述到的内容的问答
　　3.2. 重点瑕疵方面的问答
　　3.3. 未考虑到的内容的问答
　　3.4. ………

　　通常，无论项目大小与复杂，这三个阶段的时间比例大致可以划分成1：5：4，这一不同阶段时间长短的划分，有利于答辩方、投标方都有足够的时间实现双方的良好沟通。

　　同样，根据项目的大小，答辩时间的长短应当确保3-6小时，这有利于双方开展明确并且有效的交流。这一时间的长短适用于从50/60万项目到1亿元以下的信息化项目。如果，时间太短，可能无助于对投标商整体能力的有效评估。

　　招投标标准体系的建立

　　这些年，企业信息化的迅速普及，已经有越来越多的企业注意到了招投标工作的重要性，不同类型的企业也纷纷开展这一工作，希望通过它来寻找很好的软件供应商和获得良好的实施服务。但是，这一招投标过程毕竟才开展几年，缺少有效地总结和规范，不同的项目所制定的评估标准、招标标准、标书写作标准等等方面多有不同。总体上来说，都是不同的信息化专家对于信息化招投标工作的经验和思维的经验产物，并没有从整体上思考和分析如何建立招投标过程的标准，大都是非系统的临时组合的产物，这或多或少给招投标工作带来危害。那么，究竟现有的招投标方法和思路究竟存在哪些不完善的方面呢？下面对此作些总结：

　　1. 利用不同于本项目的招投标方法和计划，采取所谓“方法复制”的方式，这种复制并未加以系统思考，造成招投标方法与现实招投标内容的不统一。

　　2. 招投标方法或标准的制订过程是非系统化的，并未将招投标过程的5个阶段形成一体化考虑，造成相互内容的不一致，甚至有相互偏差、相互矛盾的地方，给招标方、投标方在不同的写作和陈述阶段造成困惑。

　　3. 招投标过程中，各个阶段的方法和计划并不完善，缺乏认真研究和讨论，造成各个阶段内的方法和标准支离破碎，几无系统性可言。

　　这一状况如果得不到改变，不建立一套可行的招投标规范标准，那么招投标工作还只能够在黑暗中摸索，企业的CIO们也只好重复地采用“摸着石头过河”的方式开展信息化的招投标，这种现象长此以往，所带来的经济损失将会很大。

　　事实上，招投标过程中所涉及的方法、标准或规则很多，只是我们在实际运作过程中很少关注罢了，由于缺乏关注，自然也就没有人去分析和研究。概括起来这些方法、规则和标准可以包含两个大类，第一是结构性方法、标准和规则，第二是具体事务的操作标准和规则。这两个方面都应当在开展招投标前明确，只有所有的参与投标工作的单位和个人使用相同的方法、规则和标准，才能够有效地统一各类文档内容和指导招投标过程，详细内容如下：

　　1. 结构性标准

　　1.1. 招投标阶段与过程划分(不同类型的招投标过程可以划分不同阶段)
　　1.1.1. 阶段定义
　　1.1.2. 过程定义
　　1.1.3. 术语定义

　　1.2. 招标书标准范本
　　1.2.1. 招标书主体范本(定义招标书的不同章节和章节的内容)
　　1.2.2. 招标书附件范本(定义所需附件的内容和格式)
　　1.2.3. 招标书需求写作范本(需要定义不同招标阶段的需求文件标准)
　　1.2.4. 招投标各个阶段的日程安排与时间定义标准

　　1.3. 投标书标准范本
　　1.3.1. 投标书主体范本(定义投标书应当包含的内容)
　　1.3.2. 投标书附件范本(定义所需提供附件的内容和格式)
　　1.3.3. 解决方案写作范本(定义各个章节和内容提纲)

　　1.4. 评估小组组织标准
　　1.4.1. 企业内部评估小组组成标准
　　1.4.2. 专家评估小组组成标准

　　2. 具体事务操作标准

　　2.1. 招标启动阶段相关操作标准
　　2.1.1. 投标商招募标准(用于对外界发布，何种企业可以参加投标)
　　2.1.2. 投标商招募规则(定向招募、公开招募)

　　2.2. 标书制作阶段相关操作标准
　　2.2.1. 招标书答疑标准(可以回答投标商所问问题的范畴)

　　2.3. 投标方案的初步筛选阶段操作标准
　　2.3.1. 标书完备性、合法性评估标准
　　2.3.2. 缺陷标书、废标标书鉴定标准
　　2.3.3. 方案完整性、逻辑性评估标准
　　2.3.4. 方案职业化特征、专业化特征评估标准
　　2.3.5. 方案性能、水平、能力评估标准
　　2.3.6. 方案时间、价格、成功可能性评估标准
　　2.3.7. ………

　　2.4. 答辩阶段操作标准
　　2.4.1. 投标商答辩顺序与时间制定标准
　　2.4.2. 答辩不同内容评估标准(包含综合记分标准、不同因素的权重标准)
　　2.4.3. 实地考察的案例评估标准和规则
　　2.4.4. 综合评估标准和报告写作规则
　　2.4.5. 投标结论发布规则

　　2.5. 商务谈判内容
　　2.5.1. 需求达标标准
　　2.5.2. 客户化验收标准
　　2.5.3. 价格因素、时间因素
　　2.5.4. 实施因素
　　2.5.5. 企业因素、提供商因素
　　2.5.6. ………

　　2.6. 合同标准内容
　　2.6.1. 业务需求、功能需求、数据需求标准
　　2.6.2. 实施需求、验收需求标准
　　2.6.3. 维护需求标准
　　2.6.4. 价格、时间
　　2.6.5. 法律、责任、义务
　　2.6.6. ………

　　至今，在国内的信息化项目招投标过程中，这些标准与规则的制定，依然落后于现实的需要，近期所兴起的监理制度，也并未给本来并不完善的招投标过程带来多少有益的标准和规则，在这种状况下，监理过程势必缺少了依据，它所能够作的也只能够是定性的。

　　为此，建立起有效的标准和规则，不但对企业有益、对服务提供商有益、对监理工作同样有益。上述所建立起来的标准与规则内容是笔者在实践中的总结，它还有许多未想到和未曾经历过的内容，但是毕竟已经有了这样一个标准体系，它将为我们的招投标工作在“有依据、有标准”的状态下运作，不必在项目招投标过程中不知所措。

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